قواعد تنسيق رسائل البريد الإلكتروني. قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

يُستخدم البريد الإلكتروني لتبادل الرسائل الإلكترونية - يتم إرسال البريد الإلكتروني في غضون دقائق ويكون مجانيًا.

ما هي الإجراءات التي يمكنك القيام بها عبر البريد الإلكتروني؟

في البريد الإلكتروني يمكنك قراءة الرسالة المستلمة والإجابة عليه، وإرسال بريد إلكتروني، بالإضافة إلى ذلك، إجراءات أخرى مثل الفرزالبريد، وحذف الرسائل التي لا تهمك.

كيف تكتب رسالة جديدة؟

كقاعدة عامة، يوجد في كل نظام بريد إلكتروني زر "إنشاء خطاب جديد" أو "إنشاء خطاب". من خلال النقر على هذا الزر، سيتم فتح نافذة (مظروف)، حيث سيكون هناك العديد من الحقول التي يجب ملؤها لإرسال بريد إلكتروني. كما هو الحال مع المظاريف العادية، عليك أولاً الإشارة إلى العنوان الذي تكتب إليه الرسالة. الحقل الثاني أو الجزء الثاني المطلوب ملؤه هو موضوع الرسالة، حيث تشير بإيجاز إلى موضوع الرسالة. تعتبر كتابة سطر الموضوع نموذجًا جيدًا. الجزء الثالث هو نص الرسالة نفسها. في هذا الحقل تكتب رسالتك التي تريد إرسالها. ليس عليك كتابة رسالتك، ولكن ببساطة قم بإرفاق ملف نصي برسالتك في الرسالة. يمكنك أيضًا إرفاق ملفات الفيديو والصور بالرسالة.

كيفية إرفاق ملف بالبريد الإلكتروني؟

بالإضافة إلى رسالة نصية، عند إرسال بريد إلكتروني، يمكنك أيضا إرسال بعض الملفات الإضافية، على سبيل المثال، الصور. للقيام بذلك، تحتاج إلى النقر فوق الزر "إرفاق ملف" وتحديد الملف الذي تريد إرساله. بعد مرور بعض الوقت، سيتم تنزيل الملف، ويمكن ملاحظة ذلك من خلال وجود طائر بجوار الملف، وستتمكن من إرسال خطاب مع الملف.

كيفية الرد على البريد الإلكتروني؟

للرد على رسالة بريد إلكتروني واردة، انقر بلطف على زر "الرد". وهذا أمر مناسب، حيث يتم الاحتفاظ بالنص الأصلي للمرسل ويمكنك دائمًا قراءة الحوار بأكمله من البداية. ويتم ذلك حتى يتمكن المرسل (أو الأطراف الأخرى في الحوار) الذي ترد عليه من فهم ما تمت مناقشته مسبقًا.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه عند النقر فوق زر "الرد"، يتم إرسال نص الرسالة المستلمة ورسالتك نفسها فقط، ولا يتم إرسال جميع الملفات المرفقة من قبل المرسل.

أيضًا، في رسالة الرد، سيتم إضافة رد واحد في سطر الموضوع في كل مرة. هذا يعني أن الرسالة المستلمة هي رد على رسالة تم إرسالها مسبقًا (من "إعادة التشغيل" باللغة الإنجليزية). لا حرج في ذلك.

في المرة الأخيرة، شاركنا معك قواعد كتابة الرسائل الرسمية المطبوعة للأعمال، بالإضافة إلى المعايير الأخلاقية المختلفة المعمول بها.

عندما نبدأ الحديث عن المراسلات التجارية، يجب أن ننتبه إلى حقيقة أنها تتحول بشكل متزايد إلى التنسيق الإلكتروني مؤخرًا. ففي نهاية المطاف، تعد سرعة الاتصال اليوم إحدى السمات الأساسية للتعاون الناجح.

لذلك قررت أن أسلط الضوء في مقال منفصل على قواعد المراسلات التجارية بالتنسيق الإلكتروني عبر البريد الإلكتروني. وبعد ذلك سنغلق موضوع المراسلات التجارية بالكامل. في بعض النواحي، قد تتداخل المعلومات الواردة في كلا المقالتين، أريد فقط أن تبدو كل قائمة مرجعية فردية كاملة وكاملة.

لذلك، اتبع القواعد الذهبية المائة لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل:

قم بتطوير قالب شركة بأسلوب شركتك وحدد بنفسك أنواع وأشكال رسائل المراسلات التجارية - وهذا سيعطي رسالتك شكلية.
يجب أن يتراوح عرض قالب الشركة بين 500-650 بكسل.
ضع في اعتبارك دائمًا أنه يمكن قراءة بريدك الإلكتروني على جهاز محمول - قم بتحسين قالب شركتك وفقًا لذلك.
لا يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية "إبداعية".
اعمل على عنوان البريد الإلكتروني لشركتك - لا "kisonka" أو "bomberman" أو ألقاب أخرى.
الشكل الأمثل للعنوان هو [البريد الإلكتروني محمي].
العناوين البريدية التي تبدأ بـ info@، وad@، وoffice@، وreklama@، وinbox@، وما إلى ذلك. - لا تلهم الكثير من الثقة في المراسلات التجارية الشخصية.
اتبع قاعدة "الحرف الواحد - الخبر الواحد".
وبالمثل، يجب أن تحتوي رسالة البريد الإلكتروني الرسمية على إجراء مستهدف واحد فقط.
قبل الإرسال، تأكد من أن البريد الإلكتروني الموجود يخص الشخص الذي تحتاجه، وليس موظفًا آخر في شركة المستلم.
قم دائمًا بملء "سطر الموضوع".
حاول ألا يزيد طول سطر موضوع البريد الإلكتروني عن 50 حرفًا - فهذا سيضمن عرضه بالكامل على الأجهزة المحمولة.
يجب أن يكون غرض وموضوع رسالتك مرئيًا بالفعل عند فحص "سطر الموضوع".
لا تستخدم سطور موضوع مكونة من كلمة واحدة ("مرحبًا"، "سؤال"، "إجابة"، "معلومات"، وما إلى ذلك).
قم دائمًا بملء الرأس المسبق.
يمكن إرسال خطاب رسمي (نموذج، توقيع، ختم) في نموذج ممسوح ضوئيًا من صندوق بريد الشركة.
إذا كان المستلم ينتظر رسالة منك، فلا يجب أن تعهد بهذه المهمة إلى أحد المرؤوسين - حافظ على "حالة" الاتصال.
اختر خطًا قابلاً للقراءة جيدًا (بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني، الخيار الأفضل هو 14 نقطة)، وتجنب أجزاء النص بخط صغير - استخدم الخطوط القياسية، ولا تقم بالتجربة.
قل دائمًا مرحبًا لمستلم البريد الإلكتروني عبر الرسائل النصية.
في الممارسة الحديثة لمراسلات البريد الإلكتروني الرسمية، يُسمح باستخدام الأسماء غير المكتملة، على سبيل المثال، "مرحبًا، يوليا!" بدلاً من "مرحبًا يوليا!" يمكنك أيضًا الابتعاد عن استخدام الاسم الأوسط عند مخاطبة شخص ما.
قم بمخاطبة مستلم الرسالة بالاسم ليس فقط أثناء التحية.
إذا كان هناك العديد من المستلمين، فلا تخاطب شخصًا محددًا، ولكن الجميع: "السادة"، "الأصدقاء"، "الشركاء"، "الزملاء"، وما إلى ذلك.
تحقق ثلاث مرات من اسم الشركة والمنصب والاسم الكامل للمستلم.
عند الاتصال بالمستلم، حدد جنسه بدقة، فلا داعي للتلاعب بخيار النمط "عزيزي...".
اترك الاتصالات غير الرسمية للمراسلات الشخصية.
لن يكون من الخطأ أن تذكر في بداية الرسالة أين وتحت أي ظروف التقيت بالمستلم.
تعتبر المجاملة الخفيفة في بداية رسالة البريد الإلكتروني خطوة قوية.
إذا طلب منك المستلم أن تكتب له رسالة، أخبره بذلك في البداية.
عند الرد على رسالة، استخدم خيار "الرد" بحيث تظهر البادئة "رد:" في سطر موضوع الرسالة ويتم حفظ سجل المراسلات.
إن كتابة الكلمات بأحرف كبيرة في المستندات الرسمية هو عمل لا لبس فيه.
علامة التعجب هي عدو المراسلات التجارية الرسمية.
من المعتاد مخاطبة شخص معين بكلمة "أنت"؛ إذا كان للرسالة عدة مستلمين، استخدم "أنت".
حتى لو كان المتلقي هو صديقك العزيز، فليس من المعتاد إظهار "الألفة" في المراسلات الرسمية.
إذا كانت رسالتك ردًا على رسالة أخرى، فاذكر ذلك في البداية.
عند الرد على رسالة، اشكر المرسل دائمًا، على سبيل المثال: "سيرجي، شكرًا لك على رسالتك".
لا ترد أبدًا بعدم الرضا على رسالة "غير راضية" ولا ترد على العدوان بالعدوان.
إذا كانت المعلومات الواردة في رسالتك ذات أهمية خاصة، فقم بوضع علامة عليها بعلامة خاصة.
لا أحد يحب قراءة الرسائل الطويلة؛ حاول الاستثمار في "شاشة واحدة"؛ وفقًا لقواعد مراسلات البريد الإلكتروني، في حرف واحد يمكن ذكر الجوهر بالكامل في 6-7 جمل.
يجب أن يكون حجم البريد الإلكتروني نصف طول نفس الرسالة المكتوبة على الورق.
لا تكتب بالنغمات التالية: الثقة المفرطة، والأمر، والتوسل، والتهديد.
إذا كنت تكتب أول بريد إلكتروني بارد لشخص معين ولم تقابله بعد، فتأكد من إخباره من أين حصلت على عنوان هذا الشخص.
يتضمن الهيكل الكلاسيكي لرسالة البريد الإلكتروني الرسمية ثلاثة عناصر: جزء تمهيدي موجز (أسباب الرسالة والغرض منها)، الجزء الرئيسي (جوهر الاستئناف وفكرته الرئيسية)، الجزء الأخير (التعليمات، الاستنتاجات والطلبات والاقتراحات والمعلومات حول الإجراء المطلوب، وما إلى ذلك.).
لا أحد يمنع استخدام العناوين الفرعية في خطاب العمل الذي يسلط الضوء بوضوح على بنية الرسالة.
اكتب بحيث لا تتجاوز الفقرة 3-4 أسطر.
استخدم هوامش واسعة، وليس مسافة كبيرة بين الأسطر، وسطرًا فارغًا بين الفقرات.
يجب أن يتراوح طول السطر الواحد بين 60-80 حرفًا.
قم بمحاذاة قالب شركتك إلى منتصف الشاشة.
ضع القوائم في قوائم مرقمة ومنقطة.
في رسائل البريد الإلكتروني، يجب أن يكون عدد العناصر في القوائم في حدود 3-7 مواضع.
لا تستخدم اللغة العامية على الإنترنت (مثل "يوم جيد") ولا تزين الرسالة بالرموز التعبيرية.
في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال، لا يوجد مكان للمصطلحات العامية الشائعة والحكايات (وكذلك أي فكاهة أخرى) والأمثال والأمثال وحتى الاستعارات.
حاول ألا تستخدم كلمات ذات أصل أجنبي - استبدلها بالمرادفات الروسية.
كن حذرًا مع الاختصارات والمختصرات - يجب على القارئ أن يفهمها.
البريد الإلكتروني هو مؤشر على الإيجاز الخاص بك. لذلك، إذا كنت تفكر في وضع فاصلة أو نقطة، فقم بإعطاء الأفضلية لهذه النقطة.
سلط الضوء على الفكرة المهمة للنص بخط غامق - فقط لا تبالغ في استخدامه.
لا تضع خطًا تحت الكلمات - فقد يخلط القارئ بينها وبين الرابط.
في خطاب الرد، يتم تشجيع استخدام مفردات الحرف الأول.
الصوت السلبي (السلبي) مناسب فقط في المراسلات الرسمية للغاية، إذا كان أسلوب الرسالة يجب أن يبني الولاء وينقل الاهتمام، فاستخدم الصوت النشط (النشط).
عند الرد على خطاب معين، يمكنك اقتباس المرسل - وهذا سيسمح له بتذكر النقاط التي تحتاجها.
لا تقم أبدًا بتضمين معلومات حساسة أو سرية في رسالة بريد إلكتروني - لأن النص الخاص بك قد ينتهي بطريق الخطأ في يد "الشخص الخطأ".
في رسائل البريد الإلكتروني، من المعتاد استخدام ثلاثة خيارات للعرض - من خاص إلى عام، ومن عام إلى خاص، وتقديم المعلومات بالترتيب الزمني.
تذكر أنه من الأفضل إرفاق الصور بدلاً من استخدامها في نص الرسالة، حيث قد يتم تعطيلها من قبل المستلم؛ إذا تم استخدام قالب، فيجب أن يكون الخطاب قابلاً للقراءة حتى عند تعطيل عرض الصور.
تجنب الصور الخلفية؛ فهي غالبًا ما يتم حظرها بواسطة برامج البريد الإلكتروني.
لا تحول رسالتك إلى "Murzilka"؛ فلا داعي للانغماس في الخطوط الملونة.
بصريًا، يجب ألا يحتوي تصميم الرسالة على أكثر من ثلاثة ألوان أساسية.
تقليل استخدام المؤثرات الرسومية الخاصة المتنوعة (الظلال والتوهجات والتدرجات وما إلى ذلك) إلى الحد الأدنى.
استخدم اللون الأزرق المألوف لعرض الرابط وعرضه.
يجب أن تكون الروابط الرئيسية على الجانب الأيسر من الرسالة، حتى يتمكن الشخص الذي يستخدم يده اليمنى ويقرأ الرسالة من الهاتف (الممسك بيده اليمنى) من النقر عليها بسهولة.
ومن المعتاد تضمين معلومات حول الإجراءات الإضافية في الجزء الأخير من البريد الإلكتروني.
لا تستخدم في المرحلة النهائية كلمات وعبارات يمكن اعتبارها تلاعبًا ("نأمل في تعاون متبادل المنفعة"، "شكرًا مقدمًا على إجابتك"، "سننتظر خطاب الرد الخاص بك"، وما إلى ذلك).
إذا كنت بحاجة إلى إرسال خطاب ضخم من حيث النص، فمن الأفضل تقسيمه إلى جزأين، وفي نص الجزء الأول قم بالإعلان عما ينتظر المستلم في الرسالة التالية.
لا يُنصح باستخدام حاشية في مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
في نهاية الرسالة (أي في "التوقيع")، أشر إلى معلومات الاتصال الخاصة بك - وقدم المعلومات التي يمكنك الرد عليها بسرعة كبيرة دون أي سكرتيرات.
ليس من المستحسن الإشارة إلى عدة أرقام هواتف وعناوين بريد إلكتروني؛ اترك فقط جهات الاتصال التي ترد عليها على الفور.
يُنصح ببدء التوقيع بعبارات قالبية ولكن مهذبة "مع احترامي" أو "مع خالص التمنيات"؛ الخيارات بأسلوب "مع خالص التقدير" في المراسلات التجارية غير مقبولة.
إضافة صورتك إلى توقيعك تتحدث عن انفتاحك، ما عليك سوى اختيار صور جيدة، "روائع الجوازات" لا تهم أحداً.
تحقق بعناية من نص الرسالة بحثًا عن الأخطاء والأخطاء المطبعية.
ليس من المستحسن تضمين معلومات في نص رسالة البريد الإلكتروني التي يمكن تضمينها في المرفقات.
إذا كانت هناك مرفقات في بريدك الإلكتروني، فتأكد من ذكرها في نص رسالة البريد الإلكتروني الرئيسية وأخبرنا بالمعلومات الموجودة هناك.
لا ترسل الملفات دون خطاب تقديمي.
يجب أن يحتوي نص الرسالة على معلومات حول كل تطبيق - شرح قصير وواضح.
يجب أن يتطابق اسم الملف الموجود في المرفق مع اسمه الموجود في الحرف الرئيسي.
إذا كان حجم المرفق بالرسالة كبيرًا، فلا تفرط في التحميل على خادم المستلم؛ فأرسل رابطًا لتنزيل الملف في حقل الرسالة.
لا يلزم إرسال التطبيقات ذات الامتداد .exe (أو تنسيقات "البرامج" الأخرى) عبر البريد الإلكتروني.
وفقا لقواعد آداب العمل، ليس من المعتاد إرسال رسائل البريد الإلكتروني في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد، في النصف الأول من يوم الاثنين، أو بعد الغداء يوم الجمعة.
الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة - من المعتاد في بيئة الأعمال الرد خلال 3 ساعات، والحد الأقصى خلال يوم واحد.
أجب عن الرسائل بالتفصيل - وهذا يوضح جيدًا صفاتك التجارية الممتازة.
حتى لو طرح عليك المرسل سؤالاً في رسالة تتطلب الإجابة بـ "نعم" أو "لا"، فمن المعتاد في المراسلات الرسمية توضيح سبب قرارك.
وفقًا لقواعد الآداب، إذا تطور خطاب واحد إلى مراسلات، فسيتم إكماله من قبل الشخص الذي بدأ الاتصال.
إذا كانت لديك أنت والمستلم مراسلات كاملة حول مواضيع مختلفة، فقم بالرد على الرسالة المطلوبة وفقًا للمناقشة المحددة.
إذا أجبت على عدة أسئلة في رسالة ما، قم بتكرار السؤال أو اقتباسه، ثم أجب عليه.
قبل إرسال خطاب الرد، تأكد من أنك أجبت على جميع الأسئلة المطروحة.
لا ترفض أبدًا الشكل القاسي، بل قم بتخفيف التأثير.
إذا ذهبت في إجازة، فلا تنس إعداد "الرد التلقائي عند الغياب" في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك؛ في الوقت نفسه، قم بالإشارة في مثل هذه الرسالة إلى معلومات الاتصال بالشخص الذي يحل محلك (بشرط أن يكون مخولاً بحل المشكلات اللازمة).
حاول إرسال جميع المعلومات اللازمة حول موضوع المناقشة في حرف واحد؛ ليس من الجيد جدًا أن يرى المستلم، مع فاصل زمني لعدة دقائق، رسالة أخرى منك، تبدأ بعبارة، على سبيل المثال: "آسف، لقد نسيت أن أقول...".
أخبر المرسل أنك استلمت رسالته، وأخبره أيضًا بموعد انتظار ردك - فهذا تكتيك جيد سيجعلك على الفور محبوبًا لدى محاورك.
لا تستخدم الإشعارات التي تم تكوينها تلقائيًا عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا. ومع ذلك، فإن المراسلات هي مسألة شخصية، والرسالة "لقد تم استلام رسالتك، سأرد في أقرب وقت ممكن" تتحدث عن الصور النمطية وتخلو تمامًا من التفاصيل.
في رسالة البريد الإلكتروني، لا تشارك معلومات شخص آخر دون ذكر المصدر.
لا تقم أبدًا بإعطاء عنوان البريد الإلكتروني لشخص آخر دون إذن وتحذير.
إذا أدركت أو اكتشفت بمرور الوقت أنك أرسلت خطابًا يحتوي على معلومات غير دقيقة أو قديمة أو غير موثوقة، فأرسل خطاب متابعة برسالة جديدة واعتذر وقدم المعلومات الصحيحة الحالية.

وأخيرًا، قم بإحضار رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها من أشخاص آخرين (شركات). ادرسها وانتبه للحظات التي تسببت في سخطك شخصيًا. حاول ألا تستخدم مثل هذه الخشونة في رسائلك.

عند إعادة نشر هذه المقالة، يرجى توفير رابط المصدر الأصلي. هذه هي وثيقتنا الرسمية في شكل إلكتروني. إذا ظهر "واحدًا لواحد" نيابةً عنك (اسم شركة، أو مجتمع، أو ما إلى ذلك) - فكر في الانطباع الذي سيكوّنه عنك...

نريد أن تساعد رسائل البريد الإلكتروني الجديدة في خلق انطباع قوي وإلهام الثقة.

ونعم، إذا كانت شركتك بحاجة إلى حزمة من رسائل البريد الإلكتروني للمراسلات الرسمية (الطلبات والإشعارات والإخطارات وما إلى ذلك) - فنحن على استعداد لإعدادها لك على أعلى مستوى وأكثر جدية. ويمكن إرسالها بأمان حتى إلى الرئيس.

ملاحظة: استوديو Denis Kaplunov الخاص بك - لقد شاركنا "حيلنا" مرة أخرى.

في كثير من الأحيان، بعد قراءة رسالة البريد الإلكتروني التي تم إرسالها إليك، قد تميل إلى كتابة بريد إلكتروني للرد. في بعض الأحيان يمكن أن تبدأ مناقشة كاملة بينك وبين صديقك بالمراسلة. على سبيل المثال، أجبت على رسالته، وهو يجيب على إجابتك ويطرح أسئلة جديدة، وأنت تجيب وتطرح أسئلة خاصة بك، وما إلى ذلك.

الشيء الجيد في البريد الإلكتروني هو أن الرسائل المرسلة منك إلى المستلم والعكس يتم تسليمها على الفور تقريبًا. ولهذا السبب أصبحت مثل هذه المناقشات عبر البريد الإلكتروني ممكنة، على الرغم من وجود خدمات أكثر ملاءمة لهذا النوع من التواصل بالطبع. سيكون من غير المعقول ببساطة تخيل مثل هذا النقل للرسائل عبر البريد "الورقي" العادي. يتم إرسال الرسائل هناك ببطء شديد لدرجة أن البريد الإلكتروني أصبح خدمة منقذة للحياة تتيح للأشخاص التواصل بشكل أسرع ومجاني تمامًا.

فيديو تعليمي: كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني مستلمة

فيديو تعليمي: كيفية إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى عنوان آخر

دورات عن بعد من قبل كاشكانوف. عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل جافا سكريبت لمشاهدته. عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل جافا سكريبت لمشاهدته.

الإعدادات والمجلدات - الإنشاء والتحرير والحذف

الإعدادات والمرشحات - التوزيع التلقائي للرسائل في المجلدات والحماية من البريد العشوائي

إضافة صندوق بريد - تلقي الرسائل من صناديق البريد الأخرى عبر البريد

تم تصميم قسم الإعدادات هذا لتكوين مظهر رؤوس الحروف، والوظائف الداخلية عند العمل مع الحروف، ووظيفة إضافية عند العمل مع دفتر العناوين.

يمكنك الدخول إلى قسم الإعدادات من بريدك الإلكتروني mail.ru، وإدخال البريد، والنقر على "الإعدادات" في الزاوية اليمنى العليا بجوار زر "الخروج"، أو النقر على زر "المزيد" واختيار "الإعدادات".

انتقل إلى قسم "العمل مع الحروف" - يمكنك الاختيار من القائمة الموجودة على اليسار أو اليمين باستخدام أيقونة على شكل مظروف مختوم.

في عنصر "حجم القائمة"، يمكنك تحديد عدد الأحرف لكل صفحة - 5 أو 10 أو 15 أو 25 أو 50 أو 100 أو 200 (الافتراضي هو 25 حرفًا لكل صفحة). لتغيير عدد الأحرف الموضح في الصفحة، انقر فوق الزر الذي يحتوي على عدد الأحرف (على سبيل المثال، "25 حرفًا لكل صفحة") وحدد الرقم المطلوب من القائمة المنسدلة.

تعني خانة الاختيار الموجودة في عمود "إظهار بداية الحرف" أن الكلمات الأولى من نص الرسالة ستكون مرئية في قائمة الحروف، وإذا قمت بإزالتها، فسيتم عرض موضوع الرسالة فقط.

"عرض البريد الإلكتروني المضغوط" - إذا قمت بتحديد هذا المربع، فلن تكون الرموز والصور الملونة مرئية في رؤوس البريد الإلكتروني.

في عمود الإشعارات، يمكنك السماح بظهور الإشعارات المتعلقة بالحرف الجديد في متصفح Google Chrome. ولكن لكي تكون هذه التنبيهات مرئية، عليك الدخول إلى إعدادات المتصفح لديك، وتحديد إعدادات إضافية، وفي قسم "البيانات الشخصية"، انقر فوق الزر "إعدادات المحتوى". بعد ذلك، ابحث عن "التنبيهات" وحدد "السماح لجميع المواقع بإظهار التنبيهات". بعد كل هذه الإجراءات، يجب أن تظهر الإشعارات على سطح المكتب (لم أر الإشعارات حقًا).

العمود "تضمين محتويات الرسالة الأصلية في الرد" يعني أنه إذا قمت بالرد على أي رسالة، فسيتم إرفاق نص الرسالة التي ترد عليها تلقائيًا أدناه. شيء لا يمكن الاستغناء عنه في المراسلات التجارية (خاصة إذا استمرت هذه المراسلات أكثر من شهر). إذا لم تكن هناك حاجة لنص الرسالة الأصلية، قم بإلغاء تحديد المربع.

على سبيل المثال، قمت بالنقر فوق الرد على الحرف الأول الذي صادفته. يوجد أسفل توقيعي نص الرسالة السابقة.

"تنظيف المجلدات" - من خلال تحديد المربع "إفراغ مجلد سلة المهملات عند الخروج"، وبالتالي سيتم حذف جميع الرسائل من سلة المهملات. مبدأ "سلة المهملات" في البريد الإلكتروني mail.ru هو نفسه، على سبيل المثال، في نظام التشغيل Windows - يتم وضع جميع الرسائل المحذوفة في "سلة المهملات"، وإذا لزم الأمر، يمكن استعادتها. إذا قمت بإفراغ سلة المهملات، فسيتم حذف رسائل البريد الإلكتروني نهائيًا.

"بعد حذف الرسالة" هو الإجراء الذي سيحدث إذا قمت بفتح الرسالة وحذفها. يمكنك الانتقال إلى الحرف التالي في القائمة، أو الانتقال إلى قائمة جميع الرسائل (أي إلى مجلد "البريد الوارد" أو "المرسل" أو ما شابه ذلك، اعتمادًا على الحرف الذي تقوم بحذفه).

في عنصر "دفتر العناوين"، يتم حفظ جميع العناوين الجديدة تلقائيًا في دفتر العناوين، ثم عند كتابة خطاب، يمكنك تحديد العنوان المطلوب من هذا الكتاب. ستتم إضافة عناوين البريد الإلكتروني التي أرسلت إليها الرسائل إلى دفتر العناوين الخاص بك. وهذا يساعد كثيرا إذا لزم الأمر

إذا تلقيت رسالة، فهناك العديد من الإجراءات التي يمكنك اتخاذها من الرسائل.

للرد على المرسل فقط، اختر إجابة.

للرد على المرسل وجميع المستلمين الآخرين في السطرين "إلى" و"نسخة"، حدد الرد على الكل.

لإرسال رسالة إلى شخص غير موجود في الحقل "إلى" أو نسخة السطر، قم بتمييزها إلى الأمام.

يعد الرد على الرسائل وإعادة توجيهها إحدى المهام الأكثر شيوعًا في Microsoft Office Outlook 2007. يوفر هذا القسم معلومات أساسية حول الرد على الرسائل وإعادة توجيهها. تتوفر المساعدة في تخصيص رسائلك، مثل تغيير الخلفية أو إضافة المرفقات، في مواضيع أخرى.

في هذه المقالة

الرد على المرسل

ملحوظة:

الرد على المرسل وجميع مستلمي الرسالة

يمكنك الرد على مرسل الرسالة وجميع المستخدمين المحددين في الحقول إلى منو ينسخ.

في كثير من الحالات، ليس من الضروري تضمين جميع المستخدمين في الاستجابة. استخدم الوظيفة الرد على الكلبحذر، خاصة إذا كان لديك عدد كبير من المستلمين أو القوائم البريدية. إذا كنت تريد الكتابة فقط إلى مرسل الرسالة، فمن المستحسن استخدام الزر إجابة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إزالة أسماء الأشخاص أو القوائم البريدية التي لا تحتاج إلى قراءة الرد.

نصيحة:إذا كنت تريد الكتابة إلى أحد المستلمين فقط، فيمكنك إزالة الآخرين. للقيام بذلك، انقر فوق اسم المستلم في الحقل إلى منأو ينسخ(سيتم تمييز الاسم) ثم اضغط على مفتاح الحذف (DELETE).

ملحوظة:بشكل افتراضي، عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، يتم تضمين الرسالة الأصلية في نص الرسالة. راجع القسم لتغيير هذا الإعداد.

إعادة توجيه رسالة

نصيحة:إذا كنت تريد إعادة توجيه رسائل متعددة، فحدد الرسالة الأولى واستمر في الضغط على المفتاح CTRL أثناء تحديد الرسائل المتبقية، ثم انقر فوق إلى الأمام. ستتم إعادة توجيه كافة الرسائل كمرفقات برسالة جديدة.

قم بأحد الإجراءات التالية:

إذا تم تحديد رسالة ولكن لم يتم فتحها في نافذة منفصلة.على شريط الأدوات القياسي، انقر فوق الزر إلى الأمام.

إذا كانت الرسالة مفتوحة.على علامة التبويب رسالةفي المجموعة إجابةانقر فوق الزر إلى الأمام.

أنشئ رسالة.

في الميدان إلى منأدخل أسماء المستلمين.

ملحوظة:في الحقول إلى من, ينسخو كورونايجب تحديد مستلم بريد إلكتروني واحد صالح على الأقل.

لتحديد أسماء المستلمين من القائمة، انقر فوق إلى من, ينسخأو كورونا.

المزيد عن الحقول ينسخو كورونا

ينسخ: يتم إرسال نسخة من الرسالة إلى كافة المستلمين المحددين في حقل رسالة Outlook هذا. وفي هذه الحالة، ستكون أسمائهم مرئية لجميع المستلمين الآخرين لهذه الرسالة.

كورونا: اسم هذا الحقل هو اختصار لـ "bcc". سيتلقى كافة المستلمين المحددين في حقل رسالة البريد الإلكتروني هذه نسخة من الرسالة، لكن أسمائهم لن تكون مرئية لمستلمي الرسالة الآخرين. إذا، عند إنشاء رسالة جديدة، الحقل كورونالم يتم عرضه، يمكن إضافته.

على علامة التبويب خياراتفي المجموعة الحقولحدد العنصر عرض الحقل "BC"..

انقر فوق الزر يرسل.

إلغاء التضمين التلقائي للرسالة الأصلية

استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما يكون زر الإرسال مفقودًا

في غياب الأمر يرسلغير قادر على إرسال الرسالة. يوفر هذا القسم معلومات حول العثور على أمر يرسل، تتم الإشارة إلى الأسباب المحتملة لغيابها ويتم سرد الإجراءات اللازمة لتصحيح هذه المشكلة.

زر يرسليقع بجوار الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة".

إذا لم يكن لديك حساب بريد إلكتروني تم تكوينه في Outlook 2007، فسيظهر الأمر يرسللا يتم عرضها ولا يمكن إرسال الرسائل.

في معظم الحالات، يتم استخدام Outlook 2007 مع حساب بريد إلكتروني. ومع ذلك، هناك عدد من الأسباب التي قد تؤدي إلى عدم إعداد حساب بريد إلكتروني:

تم تكوين Outlook 2007 بدون دعم البريد الإلكتروني.في حالات نادرة، قد يتم تكوين Outlook 2007 لإدارة جهات الاتصال أو المهام أو التقويمات فقط.

تمت مقاطعة إعداد حساب البريد الإلكتروني.في المرة الأولى التي قمت فيها بتشغيل Outlook 2007، لم يكتمل إعداد الحساب.

ملف تكوين الحساب تالف.قد يؤدي تلف ملف التكوين المستخدم لتخزين معلومات تكوين حساب البريد الإلكتروني إلى عدم ظهور حساب البريد الإلكتروني الذي تم تكوينه مسبقًا.

ملحوظة:يمكنك فتح ملف بيانات Outlook يسمى ملف المجلدات الشخصية (.pst)، وعرض الرسائل المستلمة، وفتح نافذة إنشاء رسالة باستخدام الأوامر يخلق, إجابة, الرد على الكلأو إلى الأمام. ومع ذلك، إذا لم يتم تكوين حساب بريد إلكتروني، فسيتم يرسللن يتم عرضها.

التحقق من توافر الحساب

أولاً، تأكد من إعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.

إذا كان في القائمة اسمعلى علامة التبويب بريد إلكترونيلا توجد إدخالات، ولا توجد حسابات بريد إلكتروني تم تكوينها في ملف تعريف Outlook.

لمزيد من المعلومات حول إضافة حساب بريد إلكتروني، راجع