Правила за форматиране на имейли. Правила за бизнес кореспонденция по имейл

Имейлът се използва за обмен на електронни съобщения - изпращането на имейл става за минути и е безплатно.

Какви действия можете да правите чрез имейл?

В имейл можете да прочетете полученото писмо и му отговори, изпратете имейл и в допълнение, други действия като сортиранепоща, изтриване на писма, които не са ви интересни.

Как да напиша ново писмо?

Като правило във всяка система за електронна поща има бутон „съставяне на ново писмо“ или „съставяне на писмо“. При натискане на този бутон се отваря прозорец (плик), където ще има няколко полета, които трябва да бъдат попълнени, за да изпратите имейл. Както при обикновените пликове, първо посочвате адреса, на който пишете писмото. Второто поле или втората част за попълване е темата на писмото, където накратко посочвате за какво се отнася писмото. Писането на тема се счита за добра форма. Третата част е текстът на самото писмо. В това поле пишете вашето съобщение, което искате да изпратите. Не е нужно да пишете вашето съобщение, а просто прикачете текстов файл с вашето съобщение към писмото. Можете също така да прикачите видео и фото файлове към писмото.

Как да прикача файл към имейл?

Освен текстово съобщение, когато изпращате имейл, можете да изпратите и допълнителен файл, например снимки. За да направите това, трябва да кликнете върху бутона "прикачване на файл" и да изберете файла, който искате да изпратите. След известно време файлът ще бъде изтеглен, това може да се види по наличието на птица до файла и ще можете да изпратите писмо заедно с файла.

Как да отговоря на имейл?

За да отговорите на входящ имейл, внимателно щракнете върху бутона „отговор“. Това е удобно, тъй като оригиналният текст на подателя се запазва и винаги можете да прочетете целия диалог отначало. Това се прави, за да може подателят (или други страни в диалога), на когото отговаряте, да разбере какво е било обсъдено преди това.

Трябва да се има предвид, че когато щракнете върху бутона „отговор“, само текстът на полученото съобщение и самото ви писмо се изпращат обратно, а всички файлове, прикачени от подателя, не се изпращат.

Освен това в писмото за отговор всеки път ще се добавя едно Re в реда за тема. Това означава, че полученото писмо е отговор на предишно изпратено (от английското „replay“). Няма нищо лошо в това.

Миналия път споделихме с вас правилата за писане на бизнес официални печатни писма, както и различни установени етични стандарти.

Когато говорим за бизнес кореспонденция, трябва да обърнем внимание на факта, че напоследък тя все повече преминава в електронен формат. В крайна сметка днес скоростта на комуникация е един от основните атрибути на успешното сътрудничество.

Затова реших да подчертая в отделна статия правилата за бизнес кореспонденция в електронен формат чрез електронна поща. И тогава ще затворим напълно въпроса за бизнес кореспонденцията. В някои отношения информацията в двете статии може да се припокрива, просто искам всеки отделен контролен списък да изглежда пълен и пълен.

И така, отговаряйте на 100-те златни правила за кореспонденция по бизнес имейл:

1. Разработете корпоративен шаблон във вашия корпоративен стил и определете сами видовете и формите на писмата за бизнес кореспонденция - това ще даде формалност на вашето съобщение.
2. Ширината на корпоративния шаблон трябва да бъде между 500-650 пиксела.
3. Винаги имайте предвид, че вашият имейл може да бъде прочетен на мобилно устройство - оптимизирайте съответно корпоративния си шаблон.
4. Официалните имейли не трябва да бъдат „креативни.
5. Работете върху корпоративния си имейл адрес - без „kisonka“, „bomberman“ или други прякори.
6. Най-оптималната форма на обръщение е [имейл защитен].
7. Пощенски адреси, започващи с info@, ad@, office@, reklama@, inbox@ и др. - не вдъхват голямо доверие в личната бизнес кореспонденция.
8. Следвайте правилото „едно писмо – една новина“.
9. По същия начин официалният имейл трябва да има само едно целево действие.
10. Преди да изпратите, уверете се, че съществуващият имейл принадлежи на лицето, от което се нуждаете, а не на друг служител на компанията на получателя.
11. Винаги попълвайте полето „Тема“.
12. Опитайте се да запазите темата на имейла до не повече от 50 знака - това ще гарантира, че ще се показва напълно на мобилни устройства.
13. Целта и темата на вашето писмо вече трябва да са видими, когато разглеждате „темата“.
14. Не използвайте тематични редове с една дума („здравей“, „въпрос“, „отговор“, „информация“ и т.н.).
15. Винаги попълвайте предварителния колонтитул.
16. Официално писмо (формуляр, подпис, печат) може да бъде изпратено сканирано от корпоративна пощенска кутия.
17. Ако получателят чака писмо от вас, не трябва да поверявате тази мисия на подчинен - ​​поддържайте „статуса“ на комуникацията.
18. Изберете добре четим шрифт (за имейли най-добрият вариант е 14 точки), избягвайте фрагменти от текст с малък шрифт - използвайте стандартни шрифтове, не експериментирайте.
19. Винаги поздравявайте получателя на имейла чрез текст.
20. В съвременната практика на официална имейл кореспонденция е разрешено използването на непълни имена, например „Здравей, Юлия!“ вместо "Здравей, Юлия!" Можете също така да се откажете от използването на средно име, когато се обръщате към някого.
21. Обръщайте се към получателя на писмото по име не само по време на поздрава.
22. Ако получателите са няколко, не се обръщайте към конкретно лице, а към всички: „господа“, „приятели“, „партньори“, „колеги“ и т.н.
23. Проверете три пъти името на фирмата, длъжността и пълното име на получателя.
24. Когато се свързвате с получателя, определете точно неговия пол, няма нужда да се заблуждавате с опцията за стил „Скъпи...“.
25. Оставете неформалната комуникация за лична кореспонденция.
26. Няма да е излишно да споменете в началото на писмото къде и при какви обстоятелства сте срещнали получателя.
27. Лек комплимент в началото на имейл е силен ход.
28. Ако получателят ви помоли да му напишете писмо, кажете му го в самото начало.
29. Когато отговаряте на писмо, използвайте опцията „Отговор“, така че префиксът „Re:“ да се появи в реда за тема на писмото и историята на кореспонденцията да се запази.
30. Писането на думи с главни букви в официални документи е нетактична постъпка.
31. Удивителният знак е враг на официалната бизнес кореспонденция.
32. Обичайно е да се обръщате към конкретно лице с „вие“, ако писмото има няколко получателя, използвайте „вие“.
33. Дори ако получателят е ваш добър приятел, не е обичайно да показвате „фамилиарност“ в официалната кореспонденция.
34. Ако вашето писмо е отговор на друго писмо, споменете това в самото начало.
35. Когато отговаряте на писмо, винаги благодарете на подателя, например: „Сергей, благодаря ви за писмото.“
36. Никога не отговаряйте с недоволство на „недоволно“ писмо, не отговаряйте на агресията с агресия.
37. Ако информацията във вашето писмо е от особено значение, маркирайте я със специален „флаг“.
38. Никой не обича да чете дълги писма; опитайте се да инвестирате в „един екран“; Според правилата на електронната кореспонденция, в едно писмо цялата същност може да бъде изложена в 6-7 изречения.
39. Един имейл трябва да е два пъти по-дълъг от същото писмо, написано на хартия.
40. Не пишете със следните тонове – прекалено уверен, заповеднически, умолителен и заплашителен.
41. Ако пишете първия си студен имейл до конкретен човек и все още не сте се запознали, не забравяйте да му кажете откъде сте взели адреса на този човек.
42. Класическата структура на официалното имейл писмо включва три елемента: кратка уводна част (мотивите и целта на писмото), основната част (същността и основната идея на жалбата), заключителната част (инструкции, заключения, искания, предложения, информация за желаното действие и др.).
43. Никой не забранява използването на подзаглавия в бизнес писмо, които ясно подчертават структурата на писмото.
44. Пишете така, че параграфът да не надвишава 3-4 реда.
45. Използвайте широки полета, не твърде много разстояние между редовете и празен ред между абзаците.
46. Дължината на един ред трябва да бъде от порядъка на 60-80 знака.
47. Подравнете корпоративния си шаблон към центъра на екрана.
48. Поставете списъците в номерирани списъци с водещи символи.
49. В имейлите броят на елементите в списъците трябва да бъде в диапазона 3-7 позиции.
50. Не използвайте интернет жаргон (като „Добър ден“) и не украсявайте писмото с емотикони.
51. В бизнес имейлите няма място за жаргон, популярен жаргон, вицове (като всеки друг хумор), афоризми, поговорки и дори метафори.
52. Опитайте се да не използвате думи от чужд произход - заменете ги с руски синоними.
53. Внимавайте със съкращенията и абревиатурите – читателят трябва да ги разбира.
54. Имейлът е показател за вашата краткост. Ето защо, ако мислите дали да поставите запетая или точка, дайте предпочитание на точката.
55. Маркирайте важната идея на текста с удебелен шрифт - просто не прекалявайте с него.
56. Не подчертавайте думите - читателят може да ги обърка с връзка.
57. В писмото за отговор се насърчава използването на речника на първата буква.
58. Страдателният (пасивен) залог е подходящ само в много официална кореспонденция; ако стилът на писмото трябва да изгради лоялност и да изрази интерес, използвайте активния залог (активен).
59. Когато отговаряте на конкретно писмо, можете да цитирате подателя - това ще му позволи да запомни точките, от които се нуждаете.
60. Никога не включвайте чувствителна или поверителна информация в имейл - защото текстът ви може случайно да попадне в ръцете на „неподходящия човек“.
61. В имейл писмата е обичайно да се използват три варианта за представяне - от конкретно към общо, от общо към конкретно и представяне на информация в хронологичен ред.
62. Не забравяйте, че е по-добре да прикачите изображения, вместо да ги използвате в тялото на писмото, тъй като те могат да бъдат деактивирани от получателя; ако се използва шаблон, буквата трябва да може да се чете дори когато показването на изображения е деактивирано.
63. Избягвайте фонови изображения; те често се блокират от имейл програми.
64. Не превръщайте писмото си в „Мурзилка“, не е нужно да се отдадете на цветни шрифтове.
65. Визуално дизайнът на буквата трябва да има не повече от три основни цвята.
66. Намалете до минимум използването на различни графични специални ефекти (сенки, сияния, градиенти и т.н.).
67. Използвайте познатия син цвят, за да покажете и покажете връзката.
68. Основните връзки трябва да са от лявата страна на писмото, така че човек с дясна ръка, който чете писмото от телефон (държан в дясната си ръка), да може лесно да кликне върху тях.
69. Обичайно е да се включва информация за по-нататъшни действия в последната част на имейла.
70. Не използвайте думи и фрази на последния етап, които могат да се считат за манипулация („надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество“, „благодарим ви предварително за отговора“, „ще очакваме вашето писмо за отговор“ и др.).
71. Ако трябва да изпратите писмо, което е обемно по отношение на текста, по-добре е да го разделите на две части, а в текста на първата част направете съобщение за това какво очаква получателя в следващото писмо.
72. Не е препоръчително да използвате послепис в бизнес кореспонденцията по имейл.
73. В края на писмото (а именно в „подписа“) посочете вашата информация за контакт - и предоставете информация, на която можете да отговорите много бързо без никакви секретари.
74. Не е препоръчително да посочвате няколко телефонни номера и имейл адреси, оставете само онези контакти, на които ще отговорите веднага.
75. Препоръчително е подписът да започне със шаблонни, но учтиви фрази „С уважение“ или „С искрени пожелания“; Варианти в стила на „Искрено Ваш“ в бизнес кореспонденцията са неприемливи.
76. Добавянето на вашата снимка към вашия подпис говори за вашата откритост, просто изберете добри снимки, „паспортните шедьоври“ не представляват интерес за никого.
77. Внимателно проверете текста на писмото за грешки и правописни грешки.
78. Не е препоръчително да включвате информация в тялото на имейл, която може да бъде включена в прикачени файлове.
79. Ако има прикачени файлове към вашия имейл, не забравяйте да ги споменете в основната част на основния имейл и да им кажете каква информация има там.
80. Не изпращайте файлове без мотивационно писмо.
81. Текстът на писмото трябва да съдържа информация за всяка кандидатура – ​​кратко и ясно обяснение.
82. Името на файла в прикачения файл трябва да съвпада с името му в основното писмо.
83. Ако прикаченият файл към писмото е голям по размер, не претоварвайте сървъра на получателя; изпратете връзка за изтегляне на файла в полето на писмото.
84. Приложенията с разширение .exe (или други „софтуерни“ формати) не е необходимо да се изпращат по имейл.
85. Според правилата на бизнес етикета не е обичайно да се изпращат имейли през уикендите и празниците, в първата половина на понеделник или след обяд в петък.
86. Отговаряйте бързо на имейли – в бизнес средата е прието да се отговаря в рамките на 3 часа, максимум в рамките на един ден.
87. Отговаряйте подробно на писмата - това много добре показва вашите отлични бизнес качества.
88. Дори ако в писмо подателят ви зададе въпрос, който изисква отговор „да“ или „не“, в официалната кореспонденция е обичайно да съобщавате причината за вашето решение.
89. Според правилата на етикета, ако едно писмо прерасне в кореспонденция, то се завършва от лицето, което е инициирало комуникацията.
90. Ако вие и получателят имате цяла кореспонденция на различни теми, отговорете на желаното писмо в съответствие с конкретната дискусия.
91. Ако отговорите на няколко въпроса в писмо, дублирайте или цитирайте въпроса и след това отговорете.
92. Преди да изпратите писмо с отговор, уверете се, че сте отговорили на всички зададени въпроси.
93. Никога не отказвайте груба форма, омекотете ефекта.
94. Ако отивате на почивка, не забравяйте да настроите „автоматичен отговор при отсъствие“ във вашата имейл програма; в същото време посочете в такова писмо информацията за контакт на лицето, което ви замества (при условие че той е упълномощен да разреши необходимите въпроси).
95. Опитайте се да изпратите цялата необходима информация по темата на дискусията в едно писмо; не е много добре, когато с интервал от няколко минути получателят вижда друго писмо от вас, започващо с фраза, например: „Съжалявам, забравих да кажа ...“.
96. Уведомете подателя, че сте получили писмото му, а също така му кажете кога да очаква отговора ви - това е добра тактика, която веднага ще ви хареса на вашия събеседник.
97. Не използвайте автоматично конфигурирани известия, когато получите имейл. Все пак кореспонденцията е личен въпрос и писмото „Вашето писмо е получено, ще отговоря възможно най-скоро“ говори за стереотипи и е напълно лишено от конкретика.
98. В имейл не споделяйте чужда информация, без да цитирате източника.
99. Никога не давайте имейл адреса на друго лице без разрешение и предупреждение.
100. Ако след време разберете или разберете, че сте изпратили писмо с неточна, остаряла или ненадеждна информация, изпратете последващо писмо с ново писмо, извинете се и предоставете текущата правилна информация.

И накрая, покажете имейлите, които сте получили от други хора (компании). Проучете ги и обърнете внимание на моментите, които лично у вас са предизвикали възмущение. Опитайте се да не използвате такава грубост в писмата си.

Когато публикувате повторно тази статия, моля, дайте връзка към оригиналния източник. Това е нашият официален документ в електронен вид. Ако той се появи "един към един" от ваше име (име на компания, общност и т.н.) - помислете какво впечатление ще създаде тогава за вас...

Искаме вашите нови имейли да ви помогнат да създадете силно впечатление и да вдъхнете доверие.

И да, ако фирмата Ви се нуждае от пакет имейл писма за официална кореспонденция (заявки, известия, уведомления и др.) – ние сме готови да Ви го подготвим на най-високо и сериозно ниво. Те могат спокойно да бъдат изпратени дори на президента.

P.S. Вашето студио Денис Каплунов - отново споделихме нашите "трикове".

Много често, след като прочетете имейл, който ви е изпратен, може да се изкушите да напишете отговор на имейл. Понякога между вас и вашия приятел може да започне цяла дискусия. Например вие сте отговорили на неговото писмо, той отговаря на вашия отговор и задава нови въпроси, вие отговаряте и задавате своите и т.н.

Хубавото на имейла е, че съобщенията от вас до вашия получател и обратно се доставят почти моментално. Ето защо такива дискусии по имейл станаха възможни, въпреки че, разбира се, има по-удобни услуги за тази форма на комуникация. Би било просто немислимо да си представим подобно прехвърляне на писма чрез обикновена „хартиена“ поща. Там писмата се изпращат толкова бавно, че електронната поща се превърна в животоспасяваща услуга, която позволява на хората да общуват много по-бързо и напълно безплатно.

Видео урок: Как да отговорите на получен имейл

Видео урок: Как да препратите имейл на друг адрес

Дистанционни курсове от Кашканов. Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите. Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите.

Този раздел с настройки е предназначен да конфигурира външния вид на заглавките на писмата, вътрешната функционалност при работа с писма и допълнителна функция при работа с адресната книга.

Можете да влезете в секцията с настройки от имейла си в mail.ru, да отидете в пощата, да щракнете върху „Настройки“ в горния десен ъгъл, до бутона „Изход“ или да щракнете върху бутона „Още“ и да изберете „Настройки“.

Отидете в раздела „Работа с писма“ - можете да изберете от менюто отляво или отдясно с икона под формата на запечатан плик.

В елемента „Размер на списъка“ можете да изберете броя на буквите на страница - 5, 10, 15, 25, 50, 100 или 200 (по подразбиране е 25 букви на страница). За да промените броя на буквите, показвани на страницата, щракнете върху бутона с броя на буквите (например „25 букви на страница“) и изберете желания номер от падащото меню.

Квадратчето за отметка в колоната „Показване на началото на писмото“ означава, че първите думи от текста на писмото ще се виждат в списъка с писма; ако го премахнете, ще се покаже само темата на писмото.

„Компактен изглед на имейл“ - ако поставите отметка в това поле, цветните икони и снимки няма да се виждат в заглавките на имейлите.

в колоната за известия можете да разрешите известията за ново писмо да се показват в браузъра Google Chrome. Но за да бъдат видими тези сигнали, трябва да влезете в настройките на браузъра си, да изберете допълнителни настройки и в секцията „лични данни“ да щракнете върху бутона „Настройки на съдържанието“. След това намерете „Сигнали“ и изберете „Разрешаване на всички сайтове да показват сигнали“. След всички тези действия известията трябва да се показват на работния плот (наистина не видях известията).

Колоната „Включете съдържанието на оригиналното писмо в отговора“ означава, че ако отговорите на някое писмо, текстът на писмото, на което отговаряте, автоматично ще бъде прикачен по-долу. Незаменимо нещо за бизнес кореспонденция (особено ако тази кореспонденция продължава повече от един месец). Ако текстът на оригиналното писмо не е необходим, премахнете отметката от квадратчето.

Например, щракнах отговор на първото писмо, което срещнах. Под подписа ми е текстът на предишното писмо.

„Почистване на папки“ - като поставите отметка в квадратчето „Изпразване на папката за боклук при излизане“, съответно всички писма от кошчето ще бъдат изтрити. Принципът на „Кошчето“ в имейла mail.ru е същият като например в Windows OS - всички изтрити съобщения се поставят в „Кошчето“ и, ако е необходимо, могат да бъдат възстановени. Ако изпразните кошчето, имейлите ще бъдат изтрити за постоянно.

„След изтриване на писмото“ е действието, което ще се случи, ако отворите писмото и го изтриете. Можете да отидете на следващата буква в списъка или да отидете на списъка с всички писма (т.е. в папката „Входящи“, „Изпратени“ или други подобни, в зависимост от това коя буква изтривате).

В елемента „Адресна книга“ по подразбиране всички нови адреси се записват автоматично в адресната книга и след това, когато пишете писмо, можете да изберете желания адрес от тази книга. Имейл адресите, на които сте изпратили писма, ще бъдат добавени към вашата адресна книга. Това помага много, ако е необходимо

Ако получите съобщение, има няколко действия, които можете да предприемете от съобщенията.

За да отговорите само на подателя, изберете отговор.

За да отговорите на подателя и всички други получатели на редовете До и Як, изберете Отговори на всички.

За да изпратите съобщение до някого, който не е в полето До или копие на ред, маркирайте напред.

Отговарянето и препращането на съобщения е една от най-често срещаните задачи в Microsoft Office Outlook 2007. Този раздел предоставя основна информация относно отговарянето и препращането на съобщения. Помощ за персонализиране на вашите съобщения, като промяна на фона или добавяне на прикачени файлове, е достъпна в други теми.

В тази статия

Отговори на изпращача

Забележка:

Отговорете на подателя и всички получатели на съобщението

Можете да отговорите на подателя на съобщението и на всички потребители, посочени в полетата На когоИ копие.

В много случаи не е необходимо да включвате всички потребители в отговора. Използвайте функцията Отговори на всичкис повишено внимание, особено ако имате голям брой получатели или пощенски списъци. Ако трябва да пишете само на подателя на съобщението, препоръчително е да използвате бутона Отговор. Освен това можете да премахнете имената на хора или пощенски списъци, които не трябва да четат отговора.

съвет:Ако трябва да пишете само на един от получателите, можете да премахнете останалите. За да направите това, щракнете върху името на получателя в полето На когоили копие(името ще бъде маркирано) и натиснете клавиша DELETE.

Забележка:По подразбиране, когато отговаряте на имейл съобщение, оригиналното съобщение се включва в основния текст на съобщението. Вижте раздела за промяна на тази настройка.

Препращане на съобщение

съвет:Ако искате да препратите няколко съобщения, изберете първото, задръжте CTRL, докато избирате останалите съобщения, и след това щракнете върху Напред. Всички съобщения ще бъдат препратени като прикачени файлове към ново съобщение.

Направете едно от следните неща:

• Ако е избрано съобщение, но не е отворено в отделен прозорец.В стандартната лента с инструменти щракнете върху бутона Напред.

  Ако съобщението е отворено.В раздела Съобщениев група Отговорщракнете върху бутона Напред.

Създайте съобщение.

В полето На коговъведете имената на получателите.

Забележка:В полетата На кого, копиеИ SKТрябва да бъде посочен поне един валиден получател на имейл.

За да изберете имена на получатели от списъка, щракнете На кого, копиеили SK.

Повече за полетата копиеИ SK

копие: Копие на съобщението се изпраща до всички получатели, посочени в това поле за съобщение на Outlook. В този случай техните имена ще бъдат видими за всички останали получатели на това съобщение.

SK: Името на това поле е съкратено от „bcc“. Всички получатели, посочени в това поле за имейл съобщение, ще получат копие от съобщението, но имената им няма да бъдат видими за другите получатели на съобщението. Ако при създаване на ново съобщение полето SKне се показва, може да се добави.

• В раздела Настроикив група ПолетаИзбери предмет Покажете полето "BC"..

Щракнете върху бутона Изпратете.

Отменете автоматичното включване на оригиналното съобщение

Отстраняване на проблеми, при които липсва бутонът за изпращане

При липса на команда Изпратетене може да изпрати съобщение. Този раздел предоставя информация за намирането на команда Изпратете, са посочени възможните причини за липсата му и са изброени действията за коригиране на този проблем.

Бутон Изпратетесе намира до полетата „До“, „Як“ и „Скрито копие“.

Ако нямате конфигуриран имейл акаунт в Outlook 2007, командата Изпратетене се показва и съобщенията не могат да се изпращат.

В повечето случаи Outlook 2007 се използва с имейл акаунт. Има обаче няколко причини, поради които имейл акаунтът може да не е настроен:

Outlook 2007 е конфигуриран без поддръжка по имейл.В редки случаи Outlook 2007 може да бъде конфигуриран да управлява само контакти, задачи или календари.

Настройката на имейл акаунта беше прекъсната.Първият път, когато стартирахте Outlook 2007, настройката на акаунта не беше завършена.

Конфигурационният файл на акаунта е повреден.Повредата на конфигурационния файл, който се използва за съхраняване на информация за конфигурацията на имейл акаунт, може да доведе до това, че предварително конфигуриран имейл акаунт не се вижда.

Забележка:Можете да отворите файл с данни на Outlook, наречен файл с лични папки (.pst), да видите получените съобщения и да отворите прозореца за създаване на съобщение с помощта на командите Създавайте, Отговор, Отговори на всичкиили Напред. Ако обаче не е конфигуриран имейл акаунт, Изпратетеняма да се покаже.

Проверка наличността на акаунта

Първо се уверете, че вашият имейл акаунт е настроен.

Ако е в списъка Имена раздела електронна пощаНяма записи, няма конфигурирани имейл акаунти в профила на Outlook.

За повече информация относно добавянето на имейл акаунт вижте